Sebagai pimpinan, kadang kala kita dibuat jengah oleh cara kerja karyawan yang menurut kita tidak sesuai harapan. Banyak tugas yang diberikan kepada mereka tidak kunjung selesai, bahkan setelah melewati deadline yang ditentukan.

Apa yang biasanya Anda lakukan ketika terjadi hal-hal demikian?

Umumnya pimpinan akan memarahi karyawannya, dan bahkan memberikan punishment atas “ketidakbecusan” karyawan tersebut. Jika Anda termasuk orang yang memiliki kendali eksternal, bisa jadi hal demikianlah yang akan dilakukan. Sebab orang-orang dengan kendali eksternal akan selalu mencari siapa yang salah, bukan mencari penyebab hal itu bisa terjadi.

Tapi saya yakin Anda termasuk orang yang memiliki kendali internal, yakni orang-orang yang ketika mengalami kendala, akan menengok ke dalam dirinya sendiri, apa yang perlu diperbaiki. Orang yang memiliki kendali internal, bukan berarti menyalahkan diri sendiri, karena menyalahkan diri sendiri bisa berakibat jatuhnya mental dan hilang kendali diri.

Bagi orang yang memiliki kendali internal, biasanya akan menemukan permasalahan ini ketika melihat banyak pekerjaan karyawan yang tidak selesai:

Arahan tidak jelas.

Sadarilah bahwa karyawan adalah orang yang membantu kita dalam hal pelaksanaan tugas teknis, bukan strategic. Oleh karenanya, karyawan membutuhkan arahan yang jelas terkait dengan tugas yang harus dilaksanakanya.

Sebenarnya Anda dapat melatih karyawan untuk menaikan level kapasitasnya. Kapasitas dasar karyawan barulah melaksanakan suatu pekerjaan yang telah diberi petunjuk secara rinci, tipe karyawan seperti ini belum bisa dikasih tugas dengan arahan yang global-global saja.

Misalnya jika Anda memberi tugas untuk menyediakan peralatan teknisi, Anda masih harus menjelaskan alat apa saja yang harus dibeli, merk dan tipenya apa, ukuranya, warnanya, jumlahnya, belinya di mana, nomor telpon tokonya berapa, minta uangnya ke siapa, prosedur pengajuan pencairan uangnya bagaimana dan lain sebagainya.

Dengan memberikan training kepada mereka dan memberikan experience di lapangan, level pemahaman karyawan akan meningkat. Anda tidak lagi perlu memberi arahan yang rinci, tapi cukup secara glabal.

Misalnya:

“Tolong sediakan peralatan teknisi satu paket paling lambat siang nanti jam 12.”

Secara otomatis mereka akan mencari informasi tentang semua hal yang terkait dengan tugas tersebut, kemudian melaksanakan sebaik-baiknya sesuai dengan harapan kita. Mereka hanya sesekali bertanya apabila terjadi masalah yang diluar kewenangan mereka untuk memutuskan.

Enak kan… kalau sudah punya karyawan yang seperti ini? pada kenyataanya butuh tantangan yang tidak mudah untuk mewujudkanya, tapi bukan berarti tidak bisa, hanya butuh proses dan keseriusan kita mengajarkanya.

Orangnya tidak tepat.

Maksudnya Anda memberikan pekerjaan kepada orang yang tidak memiliki kompetensi untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.

Oleh karenanya sebelum memberikan tugas kepada karyawan, pertimbangkan dulu, kira-kira tugas ini lebih cocok dikerjakan oleh siapa, supaya hasilnya baik dan tepat waktu.

Waktunya terbatas atau timing-nya tidak tepat.

Setiap tugas memiliki ukuran waktu yang benar-benar bisa diwujudkan. Jangankan pekerjaan besar, bikin kopi saja butuh waktu setidaknya 10 menit. Kalau bikin kopi dikasih waktu 1 menit, bisa jadi yang akan didapatkan adalah kopi yang disedu dengan air galon, bukan air panas. Nah.. kira-kira begitu ilustrasinya.

Memprediksi berapa lama suatu pekerjaan bisa diselesaikan, biasanya berdasarkan pengalaman yang sudah-sudah.

Kalau di kantor saya, divisi programmer setiap 2 minggu sekali membuat rencana kerja, salah satu tugasnya adalah membuat perkiraan waktu untuk unit-unit tugas yang disebut dengan story point.

Caranya, setelah product owner menjelaskan satu unit tugas yang harus mereka kerjakan, setiap programmer harus mengangkat kertas yang berisi nomor yang menunjukan berapa hari mereka sanggup menyelesaikan tugas tersebut.

Misalnya saja ada 5 programmer, mereka mengajukan nomor yang beragam, maka jumlahkan semua nomor yang mereka ajukan, lalu dibagi 5. Itulah perkiraan jumlah hari yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut. Setelah itu disepakati, lalu dicatat di lembar sprint planing.

Support Tools tidak tersedia.

Setiap pekerjaan membutuhkan peralatan yang sesuai dengan pekerjaanya. Jika Anda meminta karyawan membuat video animasi dengan durasi yang panjang, tapi tidak menyediakan komputer yang mempuni untuk memroses rendering video tersebut, tentu akan membuat karyawan merasa stress menjalaninya.

Menunggu berjam-jam untuk proses rendering, di detik-detik hampir selesai malah muncul peringatan error karena low memory. Akibatnya tugas tidak dapat mereka selesaikan sesuai waktu yang kita berikan.

Kesimpulanya, setiap kali terjadi permasalahan, langkah pertama yang harus kita lakukan adalah melihat ke dalam diri kita, apa ada keputusan kita yang membuat masalah itu terjadi. Bukan mencari kesalahan di luar diri kita, karena hanya akan menghabiskan energi dan tidak menyelesaikan permasalahan sedikitpun.

Kalau semua hal tersebut di atas sudah Anda lakukan, tapi tetap saja tidak selesai, berarti karyawan Anda yang harus diganti. Mungkin dia lelah… 🙂

Ini sedikit yang bisa saya bagikan untuk Anda, nantikan tulisan saya berikutnya, semoga bermanfaat.

Similar Posts

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *